Ethical and Efficient 

Hysbysiad Preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae Andrew James Enforcement Limited (“AJE”, “rydym”, “ein”, “ni”) yn rheolydd data cofrestredig gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (“ICO”). Ein rhif cofrestru yw Z8092126 a’n cyfeiriad cofrestredig yw Siambrau Latheron, 41 Stryd Mansel, Abertawe, SA1 5SW.

Mae AJE yn ymrwymedig i ddiogelu preifatrwydd pob data ac rydym yn rheoli ac yn prosesu gwybodaeth bersonol mewn dull cyfreithlon. Rydym yn diogelu eich preifatrwydd yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 (“DPA”) a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (“GDPR”) sy’n rheoleiddio storio, prosesu a defnyddio data personol.

Pan fyddwn yn derbyn cyfarwyddiadau gan ein Cleientiaid rydym yn prosesu’r data maent yn ei roi i ni ac at y diben hwn ni yw’r Prosesydd Data. Wrth ddarparu ein Gwasanaethau i’n Cleientiaid rydym yn casglu data amdanoch chi ac at y diben hwn ni yw’r Rheolydd Data. Chi, fel bod dynol, yw’r Testun Data.

Yr Hysbysiad hwn

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio sut yr ydym yn defnyddio ac yn datgelu unrhyw wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu amdanoch chi, y Testun Data, wrth ddarparu gwasanaethau proffesiynol i’n cleientiaid. Gallai ein cleientiaid gynnwys awdurdodau lleol; llysoedd; asiantaethau’r llywodraeth; cyrff corfforaethol; cwmnïau cyfyngedig; unigolion preifat (“Cleientiaid”). Mae ein gwasanaethau yn cynnwys cyflawni gorchmynion dyled, gwarantau rheolaeth; gwarantau i arestio a chasglu dyledion cyffredinol (“Gwasanaethau”).

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn berthnasol pan fydd AJE yn gweithredu naill ai fel y Prosesydd Data a/neu’r Rheolydd Data mewn cysylltiad â data personol pob Testun Data.

Data Personol y Gallwn ei Gasglu Gennych Chi a/neu Bartïon Eraill

Bydd AJE yn casglu eich data personol gan:

  • Ein Cleientiaid;
  • Gwybodaeth y byddwch chi’n ei rhoi i ni yn ystod ein rhyngweithio â chi;
  • Cwmnïau gwirio credyd;
  • Cwmnïau olrhain;
  • Cyfryngau cymdeithasol;
  • Gwybodaeth y mae trydydd parti yn ei darparu i ni ar eich rhan;
  • Ein cynnyrch a’n gwasanaethau a ddefnyddir i ddarparu ein Gwasanaethau.

Bydd AJE yn prosesu rhai neu bob un o’r mathau o wybodaeth data isod amdanoch chi:

  • Eich enw llawn;
  • Enwau eraill y gallwch fod yn eu defnyddio neu y cewch eich galw;⦁ Eich dyddiad geni;
  • Cyfeiriad(au);
  • Eich hanes cyfeiriadau;
  • Rhif(au) ffôn llinell dir;
  • Rhif(au) ffôn symudol;
  • Cyfeiriad(au) e-bost;
  • Cyfeiriad(au) IP;
  • Statws cyflogaeth;
  • Teitl swydd;
  • Galwedigaeth;
  • Busnes, cwmni neu enw masnachu;
  • Gwybodaeth ariannol (h.y. manylion cerdyn debyd neu gredyd y byddwch yn eu rhoi i ni wrth wneud taliad);
  • Eich manylion banc (h.y. manylion cyfrif y byddwch yn eu rhoi i ni wrth wneud taliad);
  • Gwybodaeth sy’n gysylltiedig â’ch statws a’ch amgylchiadau ariannol;
  • Gwybodaeth gan gwmnïau gwirio credyd, y gofrestr etholiadol, cofnodion dyfarniadau llysoedd a methdaliadau a ffynonellau eraill sydd ar gael yn gyhoeddus;
  • Data personol o unrhyw drafodaethau â thrydydd partïon sy’n gweithredu ar eich rhan i ddilysu pwy ydynt; enw, cyfeiriad, eu perthynas â chi;
  • Delweddau gweledol a sain rydych wedi’u recordio drwy unrhyw ddefnydd o gamerâu fideo sy’n cael eu gwisgo ar y corff a/neu offer recordio sain;
  • Data personol sy’n cael ei gasglu mewn cysylltiad â chasglu dyledion a phrosesau gorfodi, y gallai rhywfaint ohono gynnwys data personol sy’n gysylltiedig ag iechyd (corfforol a/neu feddygol); achosion troseddol;
  • Data sy’n gysylltiedig ag ymweliad neu ymweliadau a wnaed gan gyflogai neu gynrychiolydd AJE;
  • Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram a/neu safleoedd eraill y cyfryngau cymdeithasol; 
  • Cwynion a gwybodaeth arall unigolyn mewn cysylltiad â chwyn neu ymholiad i’r gwasanaethau barnwrol;
  • Manylion eich cerbyd y gallent fod wedi’u cofnodi ar dechnoleg Adnabod Rhifau Ceir yn Awtomatig;
  • Gwiriad data HPI (Hurbwrcasu);
  • Manylion deiliad cofrestru cerbyd wedi’u cofnodi gan y DVLA.

Diben Prosesu Eich Data Personol

Bydd AJE yn prosesu a defnyddio eich data er mwyn:

  • Darparu ein Gwasanaethau i’n Cleientiaid;
  • Cynnal cofnodion cywir i chi ac er mwyn cadarnhau eich hunaniaeth;
  • Ymateb i ymholiadau a chyfathrebiadau gennych chi, eich cynrychiolwyr a’n Cleientiaid;
  • Prosesu a dyrannu taliadau i’ch cyfrif(on) yn unol â chanllawiau Diwylliant Cardiau Talu (PCI) DSS;
  • Cyfarwyddo, pan fydd angen, â chwmnïau gwirio credyd a chwmnïau olrhain i’ch lleoli;
  • Dibynnu ar a defnyddio tystiolaeth, fel y bo’r angen, mewn unrhyw achosion cyfreithiol a gychwynnir yn erbyn neu gan AJE. 

Y Sail Gyfreithiol dros Brosesu eich Data Personol

Mae gan AJE hawl cyfreithiol i brosesu data amdanoch chi oherwydd cynhelir ein Gwasanaethau o dan broses farnwrol a/neu er budd y cyhoedd.

Rhannu Eich Data Personol

Bydd AJE yn trin unrhyw ddata personol y byddwn yn ei brosesu neu’n ei gasglu amdanoch chi mewn cyfrinachedd llwyr. Er hynny, gallwn gontractio neu gyflogi trydydd parti i hwyluso gwasanaethau i’ch cynorthwyo yn eich ymgysylltiad ag AJE. Gallai’r rhain gynnwys prosesu taliadau ar-lein neu’n awtomataidd a gwasanaethau postio. Mae’n bosibl y bydd angen mynediad at rywfaint o’ch data/eich data cyfan ac mewn amgylchiadau o’r fath bydd AJE yn gweithredu’n gyfrifol i sicrhau bod eich data yn cael ei drin yn gyfreithlon ac yn ddiogel gennym ni a’r trydydd parti perthnasol.

Gall AJE hefyd gyfeirio neu gontractio gwasanaethau proffesiynol ymgynghorwyr, cyfrifwyr, archwilwyr, cyfreithwyr ac aelodau eraill o’r proffesiwn cyfreithiol. Mae’n bosibl y bydd angen mynediad at rywfaint o’ch data/eich data cyfan ac mewn amgylchiadau o’r fath byddwn yn gweithredu’n gyfrifol i sicrhau

bod eich data yn cael ei drin yn gyfreithlon a diogel gan AJE a’r trydydd parti perthnasol.
Gallai fod gofyniad cyfreithiol hefyd ar AJE mewn rhai amgylchiadau i rannu data penodol a ddelir gennym ni, a allai gynnwys eich gwybodaeth bersonol, er enghraifft, pan fyddwn yn gysylltiedig ag achosion cyfreithiol, a’n bod yn cydymffurfio â gofynion deddfwriaeth, gorchymyn llys neu awdurdod llywodraethol. Gallai hyn fod er mwyn trechu gweithgareddau anghyfreithlon megis twyll, gwyngalchu arian a throseddau eraill. Bydd y defnydd o’r data personol yn yr amgylchiadau hyn wedi’i gyfyngu i’r data sy’n gysylltiedig â’r Gwasanaethau yr ydym yn eu darparu ac sy’n angenrheidiol i gadarnhau pwy ydych chi. Ni fydd angen unrhyw gydsyniad gennych chi i rannu eich data mewn amgylchiadau o’r fath a byddwn yn cydymffurfio, fel sy’n ofynnol, ag unrhyw gais cyfreithiol rwymol a gyflwynir i ni.

Trosglwyddo Data Dramor

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw ran o’ch data personol y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Cwcis a Chyfeiriadau IP

Byddwn ond yn casglu cyfeiriadau IP at ddibenion gweinyddu system ac archwilio’r defnydd o’n gwefan. Nid ydym yn cysylltu cyfeiriadau IP i unrhyw beth sy’n datgelu pwy ydych chi ar y cwcis hyn. Gallwch newid eich polisi cwcis unrhyw amser yn y gosodiadau diogelwch yn y porwr a ddefnyddiwch i gael mynediad i’r rhyngrwyd. Fodd bynnag, gallai gwrthod pob cwci effeithio ar eich defnydd o’n gwefan.

Cadw Data

Yn unol ag egwyddorion GDPR a’n prosesau, ni fyddwn yn cadw eich data personol am fwy o amser na’r hyn sy’n angenrheidiol yn rhesymol. Fel arfer byddai hyn yn saith mlynedd o’r amser y bydd eich ymwneud â ni wedi dod i ben. Mae’r cyfnod hwn yn caniatáu amser digonol i ni ymateb i unrhyw ymholiadau y gallech chi, eich cynrychiolydd neu awdurdodau perthnasol megis HMRC eu codi mewn cysylltiad â materion sy’n ymwneud â’ch cyfrifon. Mae hefyd yn ein galluogi i ymateb i heriau cyfreithiol y gellir eu cychwyn gennych chi chwe blynedd ar ôl i’r digwyddiadau ddigwydd.

Penderfyniadau Awtomataidd

Cynhelir ein Gwasanaethau yn unol â deddfwriaethau statudol, codau ymddygiad a chontractau. Nid ydym yn gwneud penderfyniadau awtomataidd.

Newidiadau i’n Hysbysiad Preifatrwydd

O bryd i’w gilydd gallai AJE wneud newidiadau i’r Hysbysiadau Preifatrwydd hwn i sicrhau ei fod yn gywir a chyfredol ac er mwyn adlewyrchu unrhyw newidiadau yn y gyfraith a’r ffordd yr ydym yn prosesu eich data. Diweddarwyd y polisi hwn ddiwethaf ar 25 Mai 2018..

Newidiadau i Ddulliau Prosesu

Os bydd ein Gwasanaethau neu fodel busnes yn newid a’n bod yn dymuno defnyddio eich data personol at ddiben newydd nad yw wedi’i gwmpasu gan yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, byddwn yn cynhyrchu hysbysiad newydd cyn y newidiadau. Byddwn yn cyflwyno’r dibenion a’r amodau prosesu perthnasol yn yr hysbysiad newydd cyn prosesu unrhyw ddata sy’n gysylltiedig â’r newidiadau i’n Gwasanaethau neu fodel busnes.

Eich Hawliau o Dan Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR)

Mae’r GDPR yn darparu’r hawliau canlynol i chi:

  • Yr hawl i gael gwybod sut y defnyddir eich data personol;
  • Yr hawl i gael gwybod sut y defnyddir eich data personol;
  • Yr hawl i gywiro eich data personol os yw’n anghywir ac i gwblhau data personol anghyflawn;
  • Yr hawl i wrthwynebu defnydd o’ch data personol;
  • Yr hawl i gyfyngu ar ein defnydd o’ch data personol;
  • Yr hawl i ddileu eich data personol (hawl i’w anghofio);
  • Yr hawl i ofyn am fynediad at eich data personol a sut y caiff ei brosesu;
  • Yr hawl i symud, copïo neu drosglwyddo eich data personol (cludadwyedd data).

Efallai y bydd yn ofynnol i AJE yn ôl y gyfraith neu reoliad i gadw eich gwybodaeth ac efallai y bydd rhai o’ch hawliau wedi’u cyfyngu. Weithiau mae’n bosibl y bydd rheswm dilys pam fod angen i ni barhau i brosesu eich data. Mae’n rhaid i ni barchu preifatrwydd pobl eraill hefyd. Felly, mae’n bosibl y bydd angen i ni adolygu neu ddileu data pan fydd yn cynnwys gwybodaeth bersonol am rywun arall, hyd yn oed os yw wedi’i gysylltu i chi a’ch data.

Efallai y byddwch yn dymuno gwneud cais ynghylch data personol rydym yn ei gadw amdanoch. Dylech anfon Cais Gwrthrych am Wybodaeth (“SAR”) at Andrew James Enforcement Limited, Siambrau Latheron, 41 Stryd Mansel, Abertawe, SA1 5SW neu e-bost data@ajenforce.co.uk Er mwyn prosesu eich SAR, efallai y bydd angen i ni gadarnhau eich hunaniaeth er mwyn sicrhau ein bod yn cael mynediad at y data cywir.

Os na fyddwch yn fodlon â’n hymateb gallwch wneud cwyn i’r ICO sef rheoleiddiwr preifatrwydd data’r Deyrnas Unedig. Cyfeiriad yr ICO yw Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Mae gwybodaeth bellach ar gael ynglŷn â phrosesu data yn gyfreithlon ar gael ar wefan yr ICO www.ico.org.uk.